Mobiltelefon für Arbeitnehmer

Steuerliche Behandlung der Kosten

Es gibt zwei unterschiedliche Situationen: Der Arbeitnehmer kann

  • vom Arbeitgeber ein Mobiltelefon zur betrieblichen und privaten Nutzung erhalten oder
  • sein eigenes Mobiltelefon für betriebliche Telefonate einsetzen und sich die Kosten, die auf die betriebliche Nutzung entfallen, vom Arbeitgeber erstatten lassen.

Mobiltelefon des Arbeitgebers: Der Arbeitgeber erwirbt das Mobiltelefon und schließt den Vertrag mit der Telefongesellschaft ab, die unmittelbar mit dem Arbeitgeber abrechnet. Er überlässt das Mobiltelefon dem Arbeitnehmer und trägt alle Telekommunikationskosten (Apparat, Grundgebühren und laufende Gebühren bzw. Flatrate). Diese Kosten zieht der Unternehmer zu 100% als Betriebsausgaben ab.

Die private Nutzung des Mobiltelefons durch den Arbeitnehmer ist gemäß § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei, wobei es keine Rolle spielt, in welchem Umfang der Arbeitnehmer das Mobiltelefon beruflich oder privat nutzt. Unabhängig davon kann der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer eine Kostenbegrenzung vereinbaren. Diese Vereinbarung sollte schriftlich festgehalten werden.

Mobiltelefon des Arbeitnehmers: Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Kosten für die berufliche Nutzung eines privaten Mobiltelefons lohnsteuerfrei erstatten. Gemäß R 3.50 Abs. 2 LStR hat der Arbeitgeber zwei Möglichkeiten:

a)      Er erstattet pauschal 20% des Rechnungsbetrags, maximal 20 € pro Monat. Wenn der Arbeitgeber die Kosten von Handy und Festnetzanschluss pauschal erstattet, gilt die 20%- bzw. 20-€-Grenze für die Summe von Handy- und Festnetzabrechnung.

b)      Er kann die Telefonkosten nach den Aufzeichnungen des Arbeitnehmers erstatten, indem er den Durchschnitt der Telefonkosten zugrunde legt, die der Arbeitnehmer über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ermittelt hat. Bei Vereinbarung einer Flatrate kann der Arbeitnehmer mangels Einzelgesprächsnachweis den Umfang seiner beruflichen bzw. privaten Nutzung nicht belegen. Der Arbeitgeber muss den Prozentsatz schätzen. Eine 100%ige berufliche Nutzung des Handys ist nur dann glaubhaft, wenn der Mitarbeiter einen weiteren privaten Telefonanschluss besitzt.

Tipp: Die einfachste und beste Lösung ist, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Handy zur Nutzung überlässt. Eine eventuelle private Nutzung schränkt weder den Betriebsausgabenabzug ein, noch muss der Arbeitnehmer diesen Vorteil als Sachbezug versteuern.

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4. November 2014