Sachzuwendungen: Worauf bei einer Abgrenzung zu Geldleistungen unbedingt zu achten ist

Arbeitnehmer erhalten neben Geldleistungen auch Sachleistungen als Arbeitslohn, die steuerlich begünstigt sein können. Die 50 €-Freigrenze (bis 31.12.2021: 44 €-Freigrenze) ist bei Gutscheinen und Geldkarten, die als Sachzuwendungen gelten, nur dann anwendbar, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Der steuerliche Vorteil ist damit insbesondere im Rahmen von Gehaltsverzicht oder -umwandlungen ausgeschlossen. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.3.2022 (Az. IV C 5 – S 2334/19/10007 :007) ist Folgendes zu beachten:

Nicht begünstigt sind Geldzuwendungen. Zu den Einnahmen in Geld gehören zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.

(!) Eine Berechtigung zum ausschließlichen Bezug von Waren oder Dienstleistungen liegt nicht vor, wenn der Arbeitnehmer (z.B. aufgrund eines vom Arbeitgeber selbst ausgestellten Gutscheins) zunächst in Vorleistung tritt und der Arbeitgeber ihm die Kosten im Nachhinein erstattet. In diesen Fällen handelt es sich um eine Geldleistung in Form einer nachträglichen Kostenerstattung,

Gutscheine oder Geldkarten sind insbesondere als Geldleistungen zu behandeln, wenn sie

  • über eine Barauszahlungsfunktion verfügen (es wird nicht beanstandet, wenn Restguthaben bis zu 1 € ausgezahlt werden können) oder
  • über eine eigene IBAN verfügen,
  • für Überweisungen, z.B., Paypal, oder
  • für den Erwerb von Devisen (z.B. Pfund, US-Dollar, Franken) verwendet, sowie
  • als generelles Zahlungsmittel hinterlegt werden können.

In § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG werden bestimmte zweckgebundene Gutscheine (einschließlich entsprechender Gutscheinkarten, digitaler Gutscheine, Gutscheincodes oder Gutscheinapplikationen/-Apps) oder entsprechende Geldkarten (einschließlich Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Karten) als Sachbezug gesetzlich definiert. Voraussetzung ist, dass die Gutscheine oder Geldkarten ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen bei dem Arbeitgeber oder bei einem Dritten berechtigen und seit dem 1.1.2022 zudem die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) erfüllen.

Bei Gebühren, die der Arbeitgeber für die Bereitstellung (z.B. Setup-Gebühr) und Aufladung von Gutscheinen und Geldkarten trägt, handelt es sich nicht um einen zusätzlichen geldwerten Vorteil, sondern um eine notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen des Arbeitgebers und damit nicht um Arbeitslohn.

Bei Sachzuwendungen muss es sich also um Zahlungsinstrumente handeln, die

  • für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen in den Geschäftsräumen des Ausstellers/Emittenten oder innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienstleistern im Rahmen einer Geschäftsvereinbarung mit professionellen Emittenten eingesetzt werden können,
  • für den Erwerb von sehr begrenzten Waren- und Dienstleistungsspektren eingesetzt werden können, oder
  • beschränkt sind auf den Einsatz im Inland und auf Ersuchen eines Unternehmens oder einer öffentlichen Stelle für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke nach Maßgabe öffentlich-rechtlicher Bestimmungen für den Erwerb der darin bestimmten Waren oder Dienstleistungen von Anbietern bereitgestellt werden, die eine gewerbliche Vereinbarung mit dem Emittenten geschlossen haben.

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Hierzu gehören z.B. Gutscheine und Geldkarten, die dazu berechtigen, ausschließlich Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins für seine eigenen Produktpalette zu beziehen. Begünstigt sind auch Gutscheine und Geldkarten, die dazu berechtigen, aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller und Akzeptanzstelle bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland Waren zu beziehen, z.B. im Internetshop einer bestimmten Ladenkette. Kundenkarten eines Online-Händlers sind nur dann als Sachzuwendungen einzustufen, wenn sie nur zum Bezug von Waren der eigenen Produktpalette berechtigen (Verkauf und Versand durch den Onlinehändler), nicht aber, wenn die Kundenkarte auch für Produkte von Fremdanbietern (z.B. Marketplace, wie bei Amazon) einlösbar sind.

Es können demnach begünstigt sein: Centergutscheine, Kundenkarten von Shoppingmalls und sogenannte „City-Cards“. Ebenfalls begünstigt sind wiederaufladbare Geschenkarten für den Einzelhandel, sowie Tankkarten einer bestimmten Tankstellenkette, mit der nur Waren oder Dienstleistungen erworben werden können. Begünstigt sind auch Gutscheine und Geldkarten, die unabhängig von einer Betragsangabe dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen aus einer eng begrenzten Waren- und Dienstleistungspalette zu beziehen, wie z.B. Kraftstoffe, Ladestrom u.ä.,

  • Fitnessleistungen,
  • Streamingdienste für Film und Musik,
  • Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, Hörbücher oder entsprechende Downloads und
  • Verzehrkarten, wie Essensgutscheine, Restaurantschecks, digitale Essensmarken.

Konsequenz: Ob Geldleistungen oder Sachleistungen vorliegen, richtet sich im Wesentlichen nach der Art und Weise, wie die Zuwendung an den Arbeitnehmer erfolgt. Oft ist der Weg entscheidend und nicht das Ergebnis.

Der Zeitpunkt des Zuflusses bei einem Sachbezug erfolgt

  • bei einem Gutschein oder einer Geldkarte, die bei einem Dritten einzulösen sind, im Zeitpunkt der Hingabe,
  • bei einer Geldkarte frühestens im Zeitpunkt der Aufladung des Guthabens, weil der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten erhält,
  • bei einem Gutschein oder einer Geldkarte, die beim Arbeitgeber einzulösen sind, im Zeitpunkt der Einlösung.